Будь-яка готівка, отримана працівником для здійснення схваленої покупки, повинна бути записана на Журнал обліку касових операцій, що підтверджує отримання грошей. Квитанції потрібні для кожної операції незалежно від суми. Квитанції зберігаються як докази для Журналу обліку касових операцій і необхідні для поповнення фонду.
Для обліку дрібної готівки необхідно створити журнал із детальним описом ваших транзакцій. Крім того, ви повинні зробити запис у касовому журналі, коли ви вкладаєте гроші у фонд дрібної готівки та коли гроші залишають фонд. Подумайте про запис дрібних грошових операцій у своїх книгах принаймні раз на місяць.
Якщо є нестача або надлишок, запис рядка журналу записується на надлишковий/недостатній рахунок. Якщо фонд дрібної готівки закінчився, кредит вводиться як прибуток. Якщо фонду дрібної готівки бракує, дебет вводиться для відображення збитку. Надлишок або короткий рахунок використовується для примусового збалансування фонду після звірки.
Вихідний документ, на підставі якого оформлюється платіжна сторона дрібної касової книги, називається а готівковий квитан. Ваучер часто передбачає характер і обсяг господарської операції.
Розташування та призначений персонал Правила GAAP рекомендують це дрібні готівкові кошти зберігаються в закритому місці, наприклад у касі чи ящику, з документальним оформленням операцій. Компанії повинні призначити зберігача фонду дрібної готівки та призначити іншу особу для санкціонування або затвердження виплати коштів.
Головна книга Взагалі касова книга є справжня бухгалтерська книга що є частиною системи ручного обліку. Дрібнокасова книга досить необхідна для створення та полегшення дрібних розрахунків на підприємстві чи організації.