Оплата добових з 1 квітня 2023 року: що зміниться для роботодавців та працівників?

З 1 квітня діятимуть змінені правила щодо підтвердження перебування у відрядженні. Чи правда, що, якщо не буде рахунку з готелю, то немає права на виплату добових? Який вихід? Чи можна застосувати роз’їзний характер роботи у такому випадку?

Наш читач запитав: як бути з добовими з 1 квітня? Працівники, які скеровуються у відрядження, можуть повертатися або зупинятися на ніч у знайомих, рахунку з готелю не буде, але є ВН з АЗС про заправлення авто. А якщо немає рахунку з готелю, то немає права виплачувати добові. Який вихід? Чи можна застосувати роз’їзний характер роботи, якщо поїздки не щодня? Чи не буде проблемою списання палива?

З 1 квітня 2023 року набирає чинності Закон від 12.01.2023 №2888, який викладає в новій редакції п. 170.9 ПКУ, що визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Так, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Тобто, заборони платити добові та обмежень у їх сумі, як і раніше, немає. А от правила доведення того, що працівник був у відрядженні, з метою оподаткування ПДФО та ВЗ – змінилися.

Раніше таких доказів вимагало лише відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»). Тепер одного наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому разі і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із позначками про вибуття та прибуття. Воно тепер не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.

Отже, якщо менеджери, які відряджаються по Україні, зупиняються на ніч у знайомих, а не в готелі, можна застосувати посвідчення про відрядження з позначками про вибуття та прибуття і на його підставі нараховувати та виплачувати добові працівникам. Звісно, що такі позначки має поставити підприємство або ФОП, до якого відряджено працівників.

Про отримані працівниками добові, навіть якщо і не буде інших понесених витрат, потрібно буде скласти авансовий звіт.

Раніше, аналізуючи зміни, ми зазначали, що з 1 квітня подавати авансові звіти зобов’язані будуть не всі!

Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тобто, наприклад, якщо ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.

Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього його вимагати. Тому, до появи офіційного роз’яснення з боку ДПСУ щодо цього, радимо оформляти авансові звіти, як і раніше. Адже за «зайвий» авансовий звіт вас точно не оштрафують.

Щодо списання пального проблем не виникає: є накладна з АЗС, шляховий лист, є наказ на відрядження, де зазначено, що працівники скеровуються у відрядження на службовому автомобілі, та, звісно ж, посвідчення з позначками.

До речі, перебування у відрядженні можна буде підтвердити документами, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів, або іншими документами, що засвідчують вартість витрат. На нашу думку, це можуть бути в тому числі документи про придбання пального в дорозі, харчування у закладах громадського харчування тощо. Проте наразі зміни ще не набрали чинності, тож немає і практики їх застосування та роз’яснень податківців.

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Облік окремих операцій»

Підприємство отримує в користування чи надає в користування майно за договором позички. Як оформити таке надання? Які податкові наслідки такої операції?

Підприємство планує продавати товари за посередницькими договорами. Але ще не визначилося з видом договорів – доручення чи комісії. Які особливості таких договорів та чи є відмінності в обліку?

Нові субрахунки до рахунку 30 «Готівка» призначені для обліку готівкової виручки у гривні та в іноземній валюті, яка зареєстрована через РРО

Готівкове обмеження у розмірі 10000 грн поширюється на придбання таким працівником протягом дня за рахунок коштів, виданих на відрядження, ТМЦ

Звіт складається у національній валюті України за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту

На скільки збільшився розмір добових у 2023 році

Для роботодавців неоподаткований розмір добових визначає пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

У 2023 році він становить становить:

– для відряджень по Україні – не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження – 670 грн (6700 грн х 10%);

– для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Проте, безпосередньо суму добових для відряджень ПКУ не обмежує і підприємство може її встановити самостійно у будь-якому розмірі. Інша справа, що суму, яка перевищує вище вказані розміри, доведеться оподаткувати ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.

В бюджетних установах визначені суми добових для відряджень в додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98. Із 01.01.2022 року сума добових для відряджень за бюджетні кошти по Україні становить 300 грн, а для закордонних відряджень сума визначена у доларах США і залежить від країни відрядження. На 2023 рік сума добових не змінилася.

Про решту нюансів при відрядженнях читайте в аналітичному матеріалі «Відрядження – 2022», а про показники 2023 році – «Зміни для ФОПів, роботодавців і працівників у 2023 році».

Новий рік – нова LIGA360 для компаній. Забезпечте інформацією ключових співробітників, автоматизуйте медіамоніторинг та договірну роботу вашого бізнесу. До 31 грудня оберіть LIGA360 для 3 чи 5 фахівців, щоб отримати знижку.