Як скласти та оприлюднити обґрунтування закупівлі: поради замовникам

Відповідно до змін, унесених 16.12.2020 до Постанови № 710, з метою ефективного та раціонального використання коштів більшості замовників рекомендовано забезпечити оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення на власному веб-сайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.

• Пенсійному фонду України, фондам загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• органам місцевого самоврядування;
• головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня);
• суб’єктам господарювання державного сектора економіки.

Зазначимо, що мова йде лише про відкриті торги, торги з обмеженою участю, конкурентний діалог та переговорну процедуру.

І хоча в тексті Постанови № 710 повсякчас трапляються слова, спільнокореневі слову «рекомендація», і спеціальний Закон не покладає обов’язку оприлюднювати інформацію про доцільність та розрахунок очікуваної вартості процедури закупівлі, не радимо замовникам нехтувати нововведеннями та виконувати їх повною мірою. Адже це не так складно, як здається.

Обґрунтування можна затверджувати протоколом уповноваженої особи або тендерного комітету разом із річним планом або окремо.

Загалом обов’язок розробки, затвердження, оприлюднення обґрунтувань може бути покладений на будь-якого працівника підприємства/структурний підрозділ, якщо це відповідає посадовим обов’язкам/функціям.

Варто зазначити, що обов’язок оприлюднювати зазначену інформацію на веб-порталі «Київаудит» за 10 робочих днів до дати оголошення (тобто завчасно, а не по факту) уже було покладено на замовників в системі Київської міської влади ще з часів паперових торгів відповідним розпорядженням від 11.09.2009 № 1036. Тому зміни до Постанови № 710 для багатьох замовників Києва – не новинка, а сувора багаторічна буденність.

Та навіть для них не буде зайвим ознайомитися з рекомендаціями нижче.

І знову про очікувану вартість

З урахуванням положень Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Уповноваженого органу від 18.02.2020 № 275, замовник може обрати один із варіантів.

1. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін:

• здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної цінової інформації; направити не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою);
• провести статистичні розрахунки виведення зваженого значення очікуваної вартості.

2. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг на підставі закупівельних цін попередніх періодів:

3. Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів:

• обрахувати вартість, орієнтуючись на тарифи, затверджені органом державної влади чи місцевого самоврядування.

4. Розрахунок очікуваної вартості робіт на основі будівельних норм:

• визначення очікуваної вартості проєктних та проєктно-вишукувальних робіт проводиться з урахуванням видів та обсягів робіт, що планується закупити, відповідно до ДСТУ Б Д.1.1-7:2013 «Правила визначення вартості проектно-вишукувальних робіт та експертизи проектної документації на будівництво»;
• очікувана вартість закупівлі робіт з будівництва, капітального ремонту та реконструкції визначається з урахуванням ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 «Правила визначення вартості будівництва», а також Галузевих виробничих норм ГБН Г.1-218-182:2011 «Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та переліки робіт» відповідно до розробленої та затвердженої проєктно-кошторисної документації.

Звертаємо увагу, що найбільш ефективним для товарів і послуг з погляду відповідності середньоринковому рівню цін є перший метод. Радимо застосовувати саме його.

Який шаблон обґрунтування використати?

Рекомендуємо взяти за основу приклад обґрунтування, що складено одним із замовників Києва на виконання Розпорядження № 1036. Оскільки новаторство обґрунтувань пов’язують з ім’ям нинішнього очільника ДАСУ Геннадієм Плісом, а саме за його керівництва на посаді начальника Головного управління внутрішнього фінансового контролю та аудиту Київської міської державної адміністрації було розроблено Розпорядження № 1036.

Зазначимо, що інформація нижче – приклад, який може не враховувати особливостей діяльності окремих замовників, їхніх обсягів закупівель, джерел фінансування тощо. Приклад може бути доповнений і редагований кожним замовником індивідуально.

ОБҐРУНТУВАННЯ ТЕХНІЧНИХ ТА ЯКІСНИХ ХАРАКТЕРИСТИК ПРЕДМЕТА ЗАКУПІВЛІ, РОЗМІРУ БЮДЖЕТНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ, ОЧІКУВАНОЇ ВАРТОСТІ ПРЕДМЕТА ЗАКУПІВЛІ

Предмет закупівлі: ДК 021:2015: 09130000-9 Нафта і дистиляти (Бензин та дизельне паливо)

• Обґрунтування доцільності закупівлі. Згідно з рішенням Київської міської ради №___ від __.__._____ __________________ (Найменування Замовника) визнано підприємством, за яким закріплюється на праві господарського відання майно комунальної власності територіальної громади м. Києва, та покладено виконання таких завдань/функцій:

Для виконання зазначених завдань/функцій Замовник повинен, зокрема, забезпечити себе необхідними паливно-мастильними матеріалами з метою здійснення транспортування персоналу для виконання працівниками їхніх трудових функцій, а також відповідних матеріалів та обладнання, що можуть знадобитися у процесі виконання таких функцій.

Обґрунтування обсягів закупівлі. Обсяги визначено відповідно до очікуваної потреби, обрахованої Замовником на основі фактичного використання паливно-мастильних матеріалів у попередньому році та обсягу фінансування.

Обґрунтування технічних та якісних характеристик закупівлі. Якісні характеристики визначено відповідно до особливостей транспортних засобів, що обліковуються на балансі Замовника, та з урахуванням загальноприйнятих норм і стандартів для зазначеного предмета закупівлі.

Обґрунтування очікуваної ціни закупівлі/бюджетного призначення. Очікувана вартість обрахована відповідно до середньоринкового рівня цін, визначеного на базі цін 3-х операторів АЗС.

Ціна за одиницю 3-х операторів АЗС, грн

Що варто вважати обґрунтуванням при закупівлях згідно пункту 13 Особливостей?

Постановою Кабміну від 17.02.2023 № 157 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178» (далі – Постанова №157) внесено чергові зміни до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).

Так, пункт 13 Особливостей був доповнений умовою, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 5-11, 14 цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього, а також обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.

З огляду на дане доповнення, замовники повинні з 25.02.2023 разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» оприлюднювати в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього, а також обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.

При цьому, Особливості не містять жодних вимог до такого обґрунтування. Тому далі розглянемо, що можна вважати таким обґрунтуванням згідно підстав, які визначені в даній нормі.

1. Абзац 2 підпункту 5 пункту 13 Особливостей – роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання у випадку, якщо предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання.