Наприклад, якщо працівник постійно запізнюється, ви повинні сказати: «У ці дати містер Джонс спізнювався «х» кількість разів на «х» хвилин». Окресліть точне правило, яке порушив ваш співробітник, і як ви очікуєте, що він змінить свою поведінку. Підпишіть форму, поставте дату та помістіть копію в особову справу працівника.
Як задокументувати проблеми продуктивності співробітників
- Дотримуйтеся фактів і підкреслюйте очікування.
- Підкресліть поведінку.
- Порівняйте записи про минулі результати.
- Опишіть докази неправомірної поведінки.
- Визначте та уявіть наслідки.
- Особиста зустріч і підпис.
Зразок протоколу за непрофесійну поведінку Шановний [ім'я], Як обговорювалося [дата усного попередження], ваша поведінка є непрофесійною та негативно впливає на вашу роботу та продуктивність команди. [дата] ви [деталізуєте непрофесійну поведінку].
Замість того, щоб просто називати когось сварливим чи циніком, будьте конкретними. Знайдіть час, щоб конструктивно описати як фізичну, так і вербальну поведінку. Пов’яжіть «скигління» з його впливом на продуктивність, робоче середовище та/або стосунки з колегами чи клієнтами.
Для повної та ефективної документації обов’язково охоплюйте всі наступні елементи: Факти: вкажіть дату, час і місце виникнення проблеми. Якщо це можливо, охопіть п’ять W (хто, що, де, коли та свідки). Будьте максимально точними та ретельними.
Поговоріть зі співробітником про те, що поведінка є неприйнятною, але будьте обережні, щоб не робити жодних особистих нападок на особистість працівника. Говорити на кшталт «Ти порушуєш проблеми» або «У тебе проблеми з гнівом» — це особисті судження, які змусять працівника захищатися та перешкодять будь-якій продуктивній взаємодії.