У кожному записі головний інженер повинен зробити запис номер резервуара, розташування, тип масла, опис роботи та кількість. Для кожної операції застосовується комбіноване цифрове та літерне кодування.
Пункти згруповано в операційні розділи, кожен з яких позначено буквеним кодом. При внесенні записів у Книгу обліку нафти, частина I, дата, операційний код і номер позиції повинні бути вставлені у відповідні колонки, а необхідні відомості повинні бути записані в хронологічному порядку в порожніх місцях.
Книга нафтових рекордів, частина I повинні зберігатися в такому місці, щоб бути доступним для огляду в будь-який розумний час, і, за винятком випадків буксирування безпілотних суден, повинні зберігатися на борту судна. Він зберігається протягом трьох років після останнього запису.
Зауважте, що Книга записів нафти є однією книгою з двох частин; Операції машинного простору входять до частини I, а операції з вантажем/баластом – до частини II.
Записи можуть містити такі елементи, як:
- Загальне листування та адміністративне діловодство.
- Фінансові операції.
- Важливі робочі документи, чернетки та версії.
- Бази даних і таблиці.
- Кадрова та трудова документація.
- Учнівська та класна документація.
- Веб-сайти.