Довіреність на отримання ТМЦ: зразок, скачати бланк, терміни дії і правила оформлення

Довіреність на отримання ТМЦ – це документ, що видається фірмою, юр. або фіз. особою для надання певному суб’єкту права приймати товари, готівкові кошти та інші цінності від третіх осіб.

Як приклад можна навести ситуацію, коли менеджер із закупівель мережі супермаркетів виїжджає для отримання товару на територію постачальника, приймає його, перераховуючи кількість, а потім супроводжує вантаж по шляху проходження до складу і передає під відповідальність комірника розподільного центру.

В такому випадку менеджер обов’язково пред’являє довіреність, а також паспорт для ідентифікації особи.

визначення

Довіреність зазвичай оформляється першою особою фірми (директором, головним бухгалтером) для надання права другій особі виробляти прийом поставок (закуповувати і отримувати кошти) від третіх осіб.

Найбільшого поширення вона отримала на підприємствах, де виробляються разові або ж постійні закупівлі для різних потреб.

В основному, найбільш часто зустрічаються ситуаціями, коли з’являється необхідність оформлення довіреності будь-якого типу, є наступні:

При отриманні цінності від постачальника з його складу (магазину, торгової точки, оптової бази). Видана папір підтверджує право особи приймати зазначені цінності.
При отриманні цінності безпосередньо на торговій точці або складі покупця. У цьому випадку особа, що доставляє товар, буде впевнене в тому, що цінність прийнята уповноваженим на дану дію суб’єктом.
При передачі ТМЦ на території, що є нейтральною для обох сторін відносин. Така довіреність може містити в собі дані про місце передачі товару, його кількості, якісними показниками і інші можливі умови.

При прийнятті товару на співробітника фірми може бути покладена відповідальність за якість отриманого товару, його цілісність при доставці, а також збереження при транспортуванні (така можливість здійснюється оформленням окремих документів або умовами, прописаними в трудовому договорі – сама довіреність не має ніяких відповідальності за збереження товару).

В цьому випадку довірена особа зобов’язана передати відповідальному за подальше використання товару саме ту кількість, яку прийнято за документами (товарною накладною, акту прийому-передачі ). При виявлену недостачу, пересортицю, в залежності від наданих повноважень, відсутні цінності в їх грошовому вираженні повинні бути повернуті за рахунок заробітної плати або іншим способом.

Особа, яка допустила за рахунок своєї неуважності, недбалості та інших причин втрату ТМЦ, має право самостійно врегулювати дане питання (звернутися до постачальника товару з метою виявлень неточностей при прийманні і т.д.).

Таким чином, грамотно складений документ і додані до нього паперу в подальшому можуть позбавити керівника від необхідності вирішення виниклих проблем при постачанні і передачі товарів.

Види довіреностей і їх відмінності

З боку законодавчої бази не існує ніяких обмежень щодо того, на кого може бути оформлена довіреність, тому розрізняють такі види:

Видана співробітнику організації. Найчастіше необхідність оформлення таких довіреностей виникає, коли проводиться передача товару на території точки або об’єкта, що є місцем здійснення діяльності компанії, яка передає товар. В даному випадку довіреність підтверджує, що отримує цінність особа дійсно представник організації.
Видана особі, не працівникові приймаючої організації. Такі випадки в основному виникають при одиничних замовленнях і постачання або при доставці товару різними логістичним компаніями, коли експедитор лише є сполучною ланкою між постачальником і покупцем.

Окремо варто відзначити, що при отриманні ТМЦ директором, потреба в довіреності не виникає. Такий варіант передбачається статутом підприємства.

Для отримання ТМЦ самим директором йому необхідно буде надати такі документи:

виписку з договору, складеного при прийомі на роботу, в якій відображається інформація про можливість здійснення ним прийому ТМЦ;
витяг із статуту підприємства або його повна копія;
довідка, надана з єдиного державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ).

Цивільним законодавством не передбачається встановлена форма довіреностей на одержання ТМЦ. У разі необхідності їх оформлення керуються загальними положеннями, встановленими статтями 185-189 ГК РФ.

Підприємство може оформити документ в таких формах:

М-2, яка застосовується при одноразовому отриманні ТМЦ;
М-2а, використовувана при регулярному отриманні ТМЦ;
вільна.

Типові форми (М-2 і М-2а) були затверджені спеціальною Постановою в 1997 році, але з 2013 року відповідно до закону про бухгалтерський облік (ФЗ №402) вони не містяться в переліку обов’язкових форм первинної облікової документації, і організації можуть використовувати свою розроблену форму.

Документи для скачування (безкоштовно)

Таким чином, її використання не забороняється, але такий документ повинен містити обов’язковий перелік встановлених пунктів. У зв’язку з цим більшість підприємств досі вважає за краще користуватися бланками затверджених форм.

Особливості та вимоги

Якщо документ оформляється у вільній формі, то він повинен містити в собі такі обов’язкові пункти:

Назва організації;
Назва документу;
внутрішній номер документа;
дата видачі;
місце видачі (населений пункт);
права і обов’язки особи, якій довірили отримання товару;
можливість передачі прав по прийому ТМЦ іншим (третім особам);
назва підприємства в повній формі;
ПІБ та посада, яку займає довіреною особою;
посада та ПІБ особи, якій видається документ;
перелік повноважень, наданих під час видачі (тільки прийом товару або його супровід при подальшому транспортуванні);
дата, коли закінчується термін дії (в тому випадку, якщо вона не вказується, за замовчуванням вважається, що довіреність діє протягом одного року з моменту видачі);
зразок підпису довіреної особи (такий пункт є необхідним, оскільки при прийомі цінності потрібно буде поставити підпис, що підтверджує її передачу).

Типова форма М-2 містить в собі такі дані:

ОКПО компанії, фірми, організації (код входить в реєстр юридичних осіб загальнодержавного рівня і прописується в статуті компанії);
дата заповнення, номер і термін, протягом якого вона буде діяти;
дані про особу, яка наділяється правами отримання цінності від імені фірми із зазначенням його посади;
платіжні реквізити, необхідні для оплати отриманого товару або інших матеріальних цінностей;
вказівка повного найменування постачальника;
вказівка документів, які є підставою для видачі і отримання (чеки оплати, товарно-транспортні накладні тощо);
перелік товару, який повинен бути прийнятий довіреною особою (конкретно вказується кількість кожного найменування, одиниці виміру і порядковий номер товару в загальному списку).

У тому випадку, якщо в процесі оформлення довіреності залишаються порожні рядки, вони викреслюються. Під списком цінностей довірена до отримання особа ставить свій підпис, одночасно засвідчує факт ознайомлення з документом і його отримання.

При видачі типової форми М-2а додатково зазначаються підстави, у зв’язку з якими компанія доручає конкретній особі прийняти товар.

Варто відзначити, що оформлятися документ може як в надрукованому вигляді (наприклад, її встановлені форми є в зразках широко поширеною облікової програми 1С), так і заповненим від руки.

Приклади і порядок

Порядок оформлення має такі особливості:

Може видаватися в разі регулярних отримання товару на довгий період або на короткий (при одноразової відвантаження).
Видача документа повністю або частково не оформленого не допускається.
Обов’язково містить зразок підпису довіреної особи.
Установи та підприємства, у яких здійснюється систематичне оформлення довіреностей, можуть виробляти їх реєстрацію в установленому порядку журналі, що містить дані про їх оформленні, що значно полегшує контроль за видачею та отриманням вантажів, товару та інших матеріальних цінностей.
Довірена особа на наступний день після отримання цінності (повністю всієї партії або ж частково) зобов’язане надати в бухгалтерію або веде облік особі документи, що підтверджують виконання прийому і подальшої передачі його на склад або підрозділу фірми.
Контроль за правильністю оформлення і подальшого обліку всієї відноситься до видачі довіреностей документації (сам документ, накладні, рахунки) здійснює головний бухгалтер.
У разі пред’явлення паперу, що містить неповні відомості, а також помарки або поправки, відмови в пред’явленні документа, що підтверджує особу довіреної особи, закінчення періоду дії документа, постачальник має повне право не видавати ТМЦ.
У тому випадку, якщо довірена особа позбавляється прав на одержання цінностей, то довіреність у нього негайно вилучається, а керівництво фірми (організації-одержувача) відразу ж повинна повідомити про це фірму, яка постачає товар. У тому випадку, якщо після анулювання довіреності і сповіщення постачальника все ж станеться видача ТМЦ, то організація в такому випадку не несе ніяких обов’язків, включаючи і оплату за отриманий товар.
Анулювання довіреностей може також здійснюватися за допомогою публікації у виданнях, що містять відомості про банкрутства. Після закінчення місяця з дня публікації таких відомостей постачальники вважаються за замовчуванням повідомлення про припинення дії виданої довіреності.

Отже, розглянутий документ може оформлятися як в типових існуючих формах, так і у вільному, але він обов’язково повинен містити всі встановлені порядком відомості.

Отримати ТМЦ при пред’явленні паперу може як штатний співробітник фірми, так і стороння особа. Пред’явник довіреності повинен мати при собі або паспорт, або інший документ, який підтверджує, що саме він виступає довіреною особою.

Як даний документ виглядає в 1С, можна дізнатися з даного відео.

Порядок оформлення довіреності

Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз’ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Зміст

1 Нормативна база
2 Поняття довіреності
3 Форма довіреності
4 Органи і особи, які мають право посвідчувати довіреності

5 Документи, які необхідні для оформлення довіреності

5.1 Для фізичної особи:
5.2 Для юридичної особи:

Нормативна база

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 06 березня 2022 року № 209 “Деякі питання державної реєстрації в умовах воєнного стану та внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 р. № 164” для перевірки дійсності довіреності, яка була викладена без використання спеціальних бланків нотаріальних документів на білих аркушах паперу та посвідчена нотаріусом відповідно до законодавства, яке передбачало таке посвідчення, заінтересована особа звертається з її копією до відповідного нотаріуса, який зобов’язаний протягом двох робочих днів видати довідку про підтвердження або спростування посвідчення ним такої довіреності.

В умовах воєнного стану довіреності, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, управління і розпорядження цінними паперами, корпоративними правами, та заповіти військовослужбовців Збройних Сил, інших утворених відповідно до законів військових формувань, а також працівників правоохоронних (спеціальних) органів, органів цивільного захисту, які залучаються до здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії іноземної держави, можуть посвідчуватися командиром (начальником) цих формувань (органів) або іншою уповноваженою таким командиром (начальником) особою з подальшим надсиланням таких заповітів, довіреностей через Генеральний штаб Збройних Сил, Міністерство оборони, відповідний правоохоронний (спеціальний) або інший орган до Міністерства юстиції або його територіального органу для забезпечення їх реєстрації нотаріусами в Єдиному реєстрі довіреностей, Спадковому реєстрі. Начальник табору (установи, де створено дільницю) для військовополонених може посвідчувати заповіт військовополоненого.

Поняття довіреності

Згідно статті 244 ЦК України довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.

Довіритель обов’язково вказує коло повноважень, що передаються повіреній особі. Присутність довірителя є обов’язковою.

Форма довіреності

Відповідно до статті 245 ЦК України форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.
Довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню, крім випадків, встановлених частиною четвертою цієї статті.
Довіреність військовослужбовця або іншої особи, яка перебуває на лікуванні у госпіталі, санаторії та іншому військово-лікувальному закладі, може бути посвідчена начальником цього закладу, його заступником з медичної частини, старшим або черговим лікарем.

Довіреність військовослужбовця, а в пунктах дислокації військової частини, з’єднання, установи, військово-навчального закладу, де немає нотаріуса чи органу, що вчиняє нотаріальні дії, також довіреність працівника, члена його сім’ї і члена сім’ї військовослужбовця може бути посвідчена командиром (начальником) цих частини, з’єднання, установи або закладу.

Довіреність особи, яка тримається в установі виконання покарань чи слідчому ізоляторі, може бути посвідчена начальником установи виконання покарань чи слідчого ізолятора.

Довіреність особи, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортними засобами.

Довіреність на одержання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо) може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання.

Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами

Стаття 247 ЦК України визначає, що строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана. У тому разі, якщо у довіреності не вказана дата її вчинення вона вважається нікчемною.

У тексті довіреності мають бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові (повне найменування для юридичної особи), місце проживання (місцезнаходження – для юридичної особи) представника і особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посади, які вони займають. У довіреностях, що видаються на вчинення правочинів щодо розпорядження майном, також зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків довірителя (податковий номер). У довіреностях, виданих на ім’я адвокатів, можуть зазначатися їх статус та членство в адвокатському об’єднанні (якщо адвокат є членом адвокатського об’єднання).

Органи і особи, які мають право посвідчувати довіреності

нотаріуси;
уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування – довіреності осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортними засобами;
начальники госпіталів, санаторіїв, інших військово-лікувальних закладів, їх заступники з медичної частини, старші або чергові лікарі – довіреності військовослужбовців або інших осіб, що перебувають на лікуванні в таких закладах;
командири (начальники) військових частин, з’єднань, установ, військово-навчальних закладів – заповіти і довіреності військовослужбовців, а в пунктах дислокації військових частин, з’єднань, установ, військово-навчальних закладів, де немає нотаріуса чи посадової особи органу місцевого самоврядування, що вчиняють нотаріальні дії, – заповіти і довіреності працівників, членів їх сімей і членів сімей військовослужбовців;
головні лікарі, їх заступники з медичної частини або чергові лікарі лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров’я, начальники госпіталів – заповіти осіб, що перебувають на лікуванні в таких закладах;
директори або головні лікарі будинків для осіб похилого віку та інвалідів – заповіти осіб, що проживають у таких будинках;
начальники установ виконання покарань та слідчих ізоляторів – заповіти і довіреності осіб, що тримаються в таких установах;
капітани морських або річкових суден, що плавають під прапором України, – заповіти осіб, що перебувають під час плавання на таких суднах;
начальники пошукових або інших експедицій – заповіти осіб, що перебувають у таких експедиціях;
начальники слідчих ізоляторів посвідчують заповіти і довіреності осіб, узятих під варту, та засуджених, стосовно яких вирок суду не набрав законної сили, за погодженням з посадовою, службою особою чи органом, у провадженні яких перебуває справа.

Документи, які необхідні для оформлення довіреності

Для фізичної особи:

паспортний документ (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон);

Для юридичної особи:

установчі документи юридичної особи (тобто установчий акт, статут, засновницький договір, положення), свідоцтво про державну реєстрацію, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довідка про присвоєння юридичній особі ідентифікаційного коду (ЄДРПОУ);

Припинення представництва за довіреністю

Стаття 248 ЦК України передбачає підстави за яких представництво за довіреністю припиняється, а саме:

закінчення строку довіреності;
скасування довіреності особою, яка її видала;
відмови представника від вчинення дій, що були визначені довіреністю;
припинення юридичної особи, яка видала довіреність;
припинення юридичної особи, якій видана довіреність;
смерті особи, яка видала довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності. У разі смерті особи, яка видала довіреність, представник зберігає своє повноваження за довіреністю для ведення невідкладних справ або таких дій, невиконання яких може призвести до виникнення збитків;
смерті особи, якій видана довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності.

За вищенаведених обставинах потрібно враховувати, що з припиненням представництва за довіреністю втрачає чинність передоручення. Крім того, законодавство зобов’язує представника, який здійснював представництво за довіреністю негайно повернути довіреність.

Довіреності (у тому числі їх дублікати), посвідчені в нотаріальному порядку, та довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених, а також відомості про припинення їх дії підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей у порядку, установленому Положенням про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 28 грудня 2006 року № 111/5.

Коли довіреність мізерна